Меню

Энциклопедия решений Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю



Список документов при поставке товара

Я начинаю бизнес по оптовым поставкам товаров. У меня УСН. Какие документы я должен предоставить своему покупателю при отгрузке товара?

Ирина Некрасова

Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5, движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма отпуска товара.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом.

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара.

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику оговариваются в договоре поставки.

Источник

Договор поставки. Существенные условия, порядок приемки товара, важные аспекты

Договор поставки: на что обратить внимание

Ежедневно мы сталкиваемся с товарно-денежными отношениями: рыночная экономика принесла свободу заключения сделок, возможность неограниченного дохода, но также и ряд трудностей. Предприниматель отличается от наёмного работника не только уровнем благосостояния, но и наличием в его жизни повышенной ответственности и рисков. Одним из наиболее часто используемых в деловых отношениях является договор поставки. Однако существуют типичные ошибки, которые могут повлечь проблемы (вплоть до признания контракта незаключённым) и, как следствие, убытки вместо прибыли. Давайте рассмотрим, на что надо обратить внимание при оформлении документов, чтобы сотрудничество стало успешным и плодотворным.

Существенные условия договора

Большинство теоретиков права скажут, что для признания договора поставки заключённым следует обозначить в контракте два основных момента: предмет сделки и сроки поставки. Но не всё так просто.

Гражданский кодекс прямо называет существенным только условие о предмете договора (п. 1 ст. 432 ГК РФ), и чётко указанных дополнений к этому списку раздел о поставке не предусматривает. Это порой вызывает споры в суде, если стороны поверхностно отнеслись к подписанию документов.

Так, например, существует практика признания существенными условий о предмете (наименование, количество и ассортимент товара), цене и сроках (Постановление ФАС Центрального округа от 21.12.2007 по делу №А09-9223/06-9). Это означает, что если хотя бы по одному из этих пунктов стороны не достигли соглашения, то де-юре сделки нет, покупатель вправе не принять отправленный товар, или же продавец может в любой момент «кинуть» своего контрагента.

Есть, правда, и другая практика: в частности, не признающая существенным условием цену (Постановление ФАС Центрального округа от 11.06.2010 по делу №А3510858/2009), срок (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 05.07.2007 №Ф08-3329/2007 по делу №А32-28881/2006-31/647) и ассортимент товара (Определение ВАС РФ от 05.02.2009 №785/09 по делу №А56-45440/2007).

Таким образом, позиция судов неоднозначна, поэтому лучшее, что можно сделать, это грамотно составить подробный контракт.

Итак, что следует указать в договоре поставки, чтобы он точно был признан в случае спора:

наименование, количество и ассортимент товара;

Если так получилось, что в самом договоре существенные условия не согласованы, то зачастую стороны используют для этого другие средства: товарные накладные, заявки, спецификации, счета-фактуры, акты приёма-передачи.

В целом это допустимо, но должна быть двусторонняя взаимная отсылка: в данных документах следует указывать точное наименование контракта, а в самом договоре желательно согласовать, что существенные условия прописываются в накладной, акте и т.п.

Читайте также:  Какие есть типы установки оборудования

Однако надо учитывать, что есть и практика, отрицающая возможность согласования существенных условий договора поставки в товарных накладных (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.04.2010 по делу №А55-12356/2009). Поэтому лучше не рисковать и основные моменты прописать всё-таки в контракте или дополнительных соглашениях к нему (приложениях/спецификациях). В противном случае накладная может быть признана отдельным договором купли-продажи, соответственно к отношениям сторон будут применены общие положения ГК РФ, а не условия договора поставки (сроки, ответственность и т.д.).

Что надо иметь помимо договора? Покупателю следует позаботиться о наличии доказательств совершения оплаты (платёжное поручение, акт сверки), а поставщику – надлежащим образом оформить передачу товара. Идеальный вариант – товарная накладная с печатью или штампом покупателя и подписью уполномоченного лица (если это не руководитель предприятия, то необходима доверенность) или универсальный передаточный документ.

В товарной накладной должны быть перечислены все реквизиты и, в частности, данные контракта. Практика признаёт поставку состоявшейся, если указано просто: «Основной договор», но только в случае, если между сторонами нет иных сделок (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 02.05.2012 по делу №А28-3786/2011). Но, разумеется, лучше записывать в накладной по всем правилам: наименование договора, его дата и номер. Надлежащим доказательством является также акт приёма-передачи (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 21.01.2010 №Ф038097/2009 по делу №А73-7024/2009).

Подтверждением факта состоявшейся поставки может быть и акт сверки, но, как гласит практика, только в сочетании с другими документами – например, с товарными накладными, пусть даже оформленными не идеально (Постановление ФАС Центрального округа от 22.05.2009 по делу №А62-5711/2008). То есть первичные документы в любом случае обязательны для защиты в суде.

Итак, лучшие документы, подтверждающие факт поставки:

универсальный передаточный документ

В них должны быть:

наименование, количество, ассортимент и стоимость товара;

данные договора: наименование, дата, номер;

печать или штамп покупателя;

подпись уполномоченного представителя покупателя (с предоставлением доверенности, если это не руководитель предприятия).

Особенности приёмки товара

Следует также помнить, что в отношении некоторых товаров установлены специальные правила поставки (например, это касается лома и отходов чёрных и цветных металлов). Если закон прописывает определённые требования, то иное в договоре указать нельзя.

Однако в большинстве случаев порядок приёмки вариативен и зависит от желания сторон. Поэтому если он важен (скажем, необходима поставка ассортимента в конкретной последовательности, упаковке или в определённое время суток, или необходимо проведение тестирования/испытания/экспертизы и т.д.), то его следует прописать в тексте договора, иначе претензий к контрагенту предъявить будет невозможно. Со своей стороны, мы рекомендуем в договорах поставки прописывать единый порядок приемки продукции (если это возможно, исходя из особенностей самой продукции). При этом данный порядок приемки должен знать не только юрист, а сотрудники компании, отвечающие за приемку товара во избежание его несоблюдения и соответственно связанных с этим рисков. Как правило, наши юристы совместно с руководством компании, заведующими складом разрабатывают регламент приемки товара: сроки, проводимые действия, формы документов, которые оформляются при приемке, недостаче и т.д. Далее данный регламент включается в типовой договор и подлежит включению юристом в протокол разногласий при направлении второй стороной договора. Если возможности изменить условия договора о порядке приемке нет (жесткие условия договора поставки важного контрагента) и они значительно отличаются от регламента приемки, то памятка по работе по данному контрагенту доносится до действующих лиц.

Аналогичные памятки рекомендуем составлять по контрагентам, если в договоре, заключаемым с данным контрагентом, есть иные важные особенности, отличающиеся от принятых в компании (сроки, порядок документооборота, предоставление дополнительной документации и т.д.). Данные памятки должны быть доведены до действующих лиц.

Ответственность сторон договора поставки

Стороны достаточно свободны при выборе ответственности в договоре поставки. Договор поставки может предусматривать:

ответственность за нарушение сроков поставки (как правило, пени в % соотношении к цене договора/стоимости недопоставленного товара за каждый день просрочки);

ответственность за нарушение сроков оплаты (как правило, пени в % соотношении к цене договора/стоимости неоплаченного товара за каждый день просрочки);

ответственность за нарушение условий о количестве товар (как правило, пени в % соотношении к цене договора/стоимости недопоставленного товара за каждый день просрочки или фиксированная сумма штрафа);

ответственность за нарушение условий о качестве товара (как правило, фиксированная сумма штрафа);

ответственность за необоснованный отказ от приемки товара (как правило, фиксированная сумма штрафа или процент от цены договора).

иные меры ответственности.

Если стороны не предусмотрят особые условия ответственности, то придется довольствоваться теми, которые предусмотрены законом, а они достаточно общие, размер начисляемых процентов за нарушение небольшой.

Читайте также:  Электроизмерительные приборы и измерения

Кроме того, стороны вправе, помимо неустойки, штрафа, предусмотреть плату за пользованием коммерческим кредитом, которая имеет совершенно иную правовую природу и соответственно свои особенности. Плата может начисляться при предоставлении товара с отсрочкой платежа, а также при предоставлении аванса. Плата за пользование коммерческим кредитом начисляется с даты предоставления кредита (поставки/оплаты) до даты фактической выплаты. Плата за пользование коммерческим кредитом, в отличие от неустойки, не может быть снижена судом. При этом возможно помимо платы за пользованием коммерческим кредитом начислить неустойку за нарушение срока (или проценты за пользование чужими денежными средствами, если неустойка договором не предусмотрена).

На что еще важно обратить внимание при заключении договора поставки?

наличие полномочий у лица, подписывающего договор поставки на его подписание: если подписывает не директор (лицо, уполномоченное уставом на подписание без доверенности), то необходимо получить доверенность и удостовериться в наличии полномочий именно на подписание договоров, уточнить, имеются ли какие-то ограничения его полномочий. Даже если подписывает договор, то необходимо удостовериться в том, что согласно сведениям ЕГРЮЛ он действительно является директором; по сделкам со значительной суммой (значительность каждая компания определяет для себя свою) получить также его копию паспорта, сверить подписи; а в идеале убедиться в том, что именно данное лицо подписало договор. Данные меры предосторожности могут показаться лишними, но на практике существует достаточное число дел, когда оспаривается подписание договора на основании экспертизы подписи.

если сделка для организации-контрагента является крупной (цена сделки более 25 % от стоимости чистых активов по бухгалтерскому балансу; иной порядок определения сделки как крупной может быть определен в уставе общества, поэтому необходимо также получить копию устава), то такая сделка подлежит одобрению общим собранием учредителей, если иное в уставе не предусмотрено.

необходимо провести полную проверку контрагента (наличие судебных дел, исполнительных производств, банкротств и т.д.). А если контрагент является поставщиком, то необходимо также проявить должную осмотрительность при выборе контрагента, запросив и проанализировав документы, рекомендованные налоговыми органами. О проверке контрагента подробнее читайте здесь.

Договор поставки встречается в предпринимательской деятельности слишком часто и является порой главным источником прибыли, поэтому совершать ошибки при заключении и исполнении данной сделки слишком рискованно. Правильно оформляйте документы, и тогда партнёрские отношения принесут лишь прибыль, а проблемы можно будет быстро и легко решить во внесудебном порядке.

Исключить ряд рисков еще на стадии заключения договора, при исполнении договора поставки помогут юристы “Двитекс”. Мы специализируемся на комплексной юридической поддержке торговых и иных компаний: согласование договоров поставки, иных договоров, включение особых условий для будущей защиты, проверка контрагентов при подписании контрактов, документальное оформление всех отношений и другие юридические услуги, которые необходимы компаниям в соответствующей сфере бизнеса. Подробнее о комплексном юридическом обслуживании компаний здесь.

Источник

Энциклопедия решений. Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю

Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю

В общем случае фактическая передача товара покупателю подтверждается оформленными надлежащим образом товаросопроводительными документами (накладными). В целях доказывания факта передачи товара покупателю (либо, напротив, отсутствия этого события) значение имеет, в первую очередь, то обстоятельство, свидетельствуют ли имеющиеся документы о принятии товара лицом, имевшим соответствующие полномочия. Если отбросить случаи, когда товар принимается непосредственно физическим лицом, являющимся покупателем по договору, или органом покупателя — юридического лица, имеющим действовать от имени покупателя в силу закона и учредительных документов (п. 1 ст. 53 ГК РФ), полномочия на совершение от имени покупателя действий, связанных с принятием товара, требуют дополнительного подтверждения. Таковым в большинстве случаев является доверенность, выданная покупателем. Если полномочия лица, принимающего товар от имени покупателя, не явствуют из обстановки (абзац второй п. 1 ст. 182 ГК РФ, см. также постановления АС Поволжского округа от 22.01.2016 N Ф06-4126/15, ФАС Северо-Западного округа от 24.09.2013 N Ф07-6608/13), у такого лица следует потребовать соответствующую доверенность. Риск последствий непредъявления такого требования лежит на продавце (п. 1 ст. 312 ГК РФ). Более того, если полномочия представителя покупателя подтверждаются документом, совершенным в простой письменной форме, продавец вправе не передавать ему товар до получения подтверждения его полномочий от покупателя (п. 2 ст. 312 ГК РФ). Отсутствие оригинала доверенности в случае возникновения спора может существенно затруднить доказывание факта передачи товара покупателю (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 18.07.2013 N Ф08-3985/13, АС Северо-Западного округа от 23.12.2015 N Ф07-2454/15, ФАС Волго-Вятского округа от 13.09.2013 N Ф01-10664/13, АС Поволжского округа 22.12.2015 N Ф06-3595/15), тем более в сочетании с недостатками оформления товаросопроводительных документов (постановление АС Уральского округа от 23.04.2015 N Ф09-1520/15). Следовательно, если полномочие на получение товара от имени покупателя основано на доверенности, в интересах продавца сохранить оригинал предъявленной ему доверенности либо обеспечить получение от покупателя иного документального подтверждения соответствующих полномочий лица, получившего товар (см. также абзац первый п. 3 ст. 185 ГК РФ).

Читайте также:  ОТ 121 Ответы на вопросы по охране труда Часть 12

Существенное значение в целях доказывания факта исполнения продавцом обязанности по передаче товара уполномоченному представителю покупателя имеет и оформление товаросопроводительных документов. В частности, не подтверждают передачу товара накладные, в которых отсутствуют сведения о лице, получившем товар, и указания на договор, в рамках которого осуществляется поставка, либо на соответствующую заявку покупателя (постановление АС Центрального округа от 08.06.2015 N Ф10-1616/15), подпись лица, получившего товар, отсутствует (постановление АС Северо-Западного округа от 09.03.2016 N Ф07-365/16) или выполнена факсимильным способом (постановление АС Поволжского округа от 24.09.2015 N Ф06-493/15).

То же касается накладных, из которых не следует, на чем основано полномочие подписавшего их от имени покупателя лица (постановление АС Московского округа от 16.06.2015 N Ф05-6995/15). Разумеется, сами по себе подобные недостатки оформления товаросопроводительного документа (наряду с иными, такими как, например, отсутствие расшифровки подписи и должности лица, получившего товар) не являются безусловными свидетельствами неполучения товара покупателем (постановления АС Московского округа от 01.10.2015 N Ф05-12966/15, АС Уральского округа от 21.08.2015 N Ф09-4290/15), однако их оценка судом может иметь значение в целях решения вопроса о доказанности получения товара покупателем.

В отсутствие товарных накладных передача товара может быть подтверждена иными документальными доказательствами, такими как, например, транспортные накладные (постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2015 N Ф04-23023/15), товаросопроводительные документы, оформленные в электронном виде и подписанные электронными подписями сторон (постановление АС Московского округа от 13.03.2015 N Ф05-1857/15), передаточные акты (постановление АС Поволжского округа от 28.12.2015 N Ф06-3943/15) и т.п.

Рассматривая вопрос о наличии у лица, фактически принявшего товар, соответствующих полномочий, в том числе явствующих из обстановки, суды исходят из того, что наличие трудовых отношений между этим лицом и покупателем не имеет решающего значения. В расчет при этом принимаются, в частности, свидетельские показания, документальные доказательства фактического допуска покупателем лиц, осуществлявших приемку товара, к выполнению соответствующих функций и иные обстоятельства (постановления АС Дальневосточного округа от 10.03.2016 N Ф03-303/16, АС Восточно-Сибирского округа от 12.02.2016 N Ф02-7553/15).

Источник

Список документов, предоставляемых при поставке товара покупателю

Комментарий юриста:

Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5, движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма отпуска товара.

Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом.

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара.

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику оговариваются в договоре поставки.

Записаться на консультацию можно, позвонив по телефону в офис или отправив сообщение на нашем сайте.

Офис в Орле: улица Максима Горького 47д
телефон: +7 (800) 511-62-06

Офис в Туле: проспект Ленина 57, офис 115
телефон: +7 (487) 244-05-20

Источник